O FUTURO DA SOBRAPE É UMA QUESTÃO DE GESTÃO

O desafio de administrar uma entidade como a SOBRAPE merece a reflexão de toda a comunidade vinculada a periodontia brasileira

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Quando pensamos em entidades sem fins lucrativos, a maior parte das pessoas lembra logo de uma ONG para ajuda a idosos, crianças ou seja lá quem mais precise. Como última opção, lembramos das entidades de classe - como as da odontologia. Você sabia que a maioria das nossas representantes de classe tem esse perfil? Você sabia que a SOBRAPE tem esse perfil?

Sim, elas também são organizações sem fins lucrativos. E muito importantes. No Brasil, apesar das inúmeras sociedades existentes, ainda falta um pouco de conscientização sobre as necessidades e vantagens de se manter essas entidades em busca de soluções para situações difíceis, a chamada "a união faz a força". Em um contexto em que cada um parece estar mais preocupado com seu mundo particular, a associação, sociedade ou entidade sem fins lucrativos vive, constantemente, de "chapéu na mão", seja por gastar mais do que recebe ou por ser mal administrada, e acaba por confirmar a imagem errónea que se tem desse tipo de instituição.

É claro que o quadro retratado é grosseiro e não corresponde a toda a realidade. Para que uma entidade sobreviva é necessário, entre outras coisas, que cada um de seus integrantes seja exigente consigo mesmo, cumpra seus deveres, conheça o estatuto e as convenções, além de participar ativamente das atividades.

OUTRAS ENTIDADES

A administração de uma entidade com esse perfil envolve, além do conhecimento e constante modernização dos estatutos as novas realidades, uma série de atividades, algumas políticas e outras administrativas. Ademar Araújo Queiroz do Valle é diretor executivo do Sindicato das Indústrias de Artefatos de Borracha do Estado de São Paulo (Sindibor) e da Associação Brasileira da indústria de Artefatos de Borracha (Abíarb) há 16 anos. Ele conta que sua função no sindicato, além das atividades relacionadas ao cotidiano administrativo da entidade, inclui um pouco de relacionamento já que ele é quem representa a entidade em eventos nacionais e internacionais e, também, em reuniões com associados, representantes de outras entidades e das diferentes esferas do governo, seja diretamente ou em auxílio aos presidentes estatutários das representações a ele delegadas. "Essa função ocupa todo o meu dia de trabalho e torna necessária a minha dedicação exclusiva com as causas dessas entidades vinculadas a órgãos de representatividade nacional, como a Fiesp".

Para ele, essa representação é algo fundamental para o sucesso do trabalho nas entidades. Ademar Valle considera que baseado nesse contato com os associados e com as pessoas de fora é que ele pode encontrar formas de levar os melhores benefícios para as entidades para as quais trabalha. Ele explica que a decisão de ter uma administração profissional é política e administrativa. Ele diz que no caso do Sindibor, essa opção melhorou o posicionamento da entidade, destacando a importância do mercado da borracha para a indústria e o comércio no Brasil e no mundo. "Considerando que os associados estão espalhados por todo o país e vêm a São Paulo apenas quando necessário para reuniões e a melhor maneira de atuação que podemos dispor".

Além disso, as entidades da borracha têm representantes constituídos em outros estados que também ajudam no contato com os associados mais distantes e nos eventos locais. "Esse é um dos segredos que estimula a participação ativa das empresas do setor na grande feira anual da borracha, que realizamos no Pavilhão de Exposições do Expo Center Norte, em São Paulo". Ademar Valle ainda destaca que "graças ao empenho de todos os membros, o evento é um grande sucesso dentro e fora do Brasil e a cada ano conta com a participação de um crescente número de entidades e visitantes".

RESISTÊNCIA NO CAMINHO

O comprometimento com uma gestão profissional é de fundamental importância para as entidades representantes da classe odontológica. Para o consultor César Carrara, sócio-diretor da Carrara Consultoria em Planejamento e Organização de Eventos, o estatuto social inclui um conjunto de normas e procedimentos que define a estrutura de uma entidade e é um fator de grande importância na gestão administrativa. "Quase sempre com uma simples mudança de estatuto pode-se melhorar a gestão administrativa da entidade", diz.

É claro que quem assume a direção de uma entidade como a SOBRAPE e outras da odontologia deve saber que a tarefa é árdua. Em sua experiência profissional junto ao DECOFE - Departamento de Congresssos e Feiras da APCD, o consultor César Carrara percebeu o quanto a eficiência de uma revisão estatutária permitiu a criação de uma estrutura de trabalho mais profissional e voltada ao crescimento da entidade. A criação de um departamento exclusivo destinado a realização de eventos, subordinado a diretoria da entidade fez a diferença para as entidades de grande porte e, com certeza, corresponde a um caminho a ser trilhado pelas entidades menores que congregam grupos de especialistas, como no caso da SOBRAPE.

O Dr. Mário Sérgio Saddy, presidente do 24° Congresso Internacional de Odontologia de São Paulo, lembra que uma das maiores dificuldades que enfrentou depois da indicação de seu nome para presidir o evento, foi a elaboração de um planejamento estratégico. "Para alcançarmos nossos objetivos deveríamos inovar e toda mudança gera resistência, ainda mais em um ambiente tradicionalista como o da odontologia", afirma.

No livro Administração sem fins lucrativos, o autor Aloysio Teixeira da Costa, diz que uma entidade tem basicamente duas funções: a mercadológica e a de inovação. E dessa forma, o marketing deve permear todas as áreas e setores da entidade e sua estrutura deve ter em mente que fazer eventos é uma tarefa difícil que requer planejamento. Para o Dr. Mário Saddy as estratégias de marketing e de divulgação obrigam uma constante prática de reciclagem pêlos membros diretores de entidades e congressos. "Lembro que para elaborarmos a grade científica do 24° CIOSP, passamos todo o 23° CIOSP entrevistando as pessoas que freqüentavam o congresso, os cursos e as palestras para descobrir suas necessidades, interesses e insatisfações. Acredito que esse seja o caminho a ser trilhado para a manutenção das entidades da odontologia e vejo na internet uma importante ferramenta de auxílio nessa interação entre o associado e a sociedade de classe".

Atualmente o site da SOBRAPE www.SOBRAPE.org.br permite ao associado atualizar os dados cadastrais (mudança de endereço, solicitação de boletos de pagamento), fazer elogios, críticas ou sugestões direcionadas a qualquer membro da diretoria. O diretor da Revista Periodontia - Dr. Enilson Sallum destaca ainda que o envio de artigos científicos e as normas de publicação na revista científica Periodontia - Qualis B nacional - podem ser feitos pelo próprio site, o que "facilita a ida dos sócios e interessados".

ATUALIZAÇÃO DOS ASSOCIADOS

Ademar Valle, do SINDIBOR/ABIARB entende que no caso da SOBRAPE a realização de eventos na forma de cursos, seminários e workshops para os associados é uma forma de estimular a participação dos integrantes da entidade e também de ampliar o número de associados, já que é possível além de oferecer um serviço interessante atualização profissional), estar perto dos associados para saber o que eles pensam e querem.

A periodontista Maria Cristina Brunetti - que durante anos vem trabalhando com o SENAC na reciclagem profissional à distância (ou pela internet) - destaca que esse canal pode ganhar um destaque futuro em entidades como a SOBRAPE. Ao seu ver isso pode "encurtar distâncias e aproximar os pesquisadores e os clínicos". A Dra Brunetti lembra que muitas entidades médicas realizam grandes eventos virtuais que integram centenas de profissionais cadastrados e representantes comerciais que querem divulgar as vantagens de seus produtos.

O consultor Carrara destaca que a parte financeira representa o ítem mais "delicado" já que essas dificuldades quase sempre vêm da forma como o gestor lida com as atividades que devem ser feitas ao longo do tempo para garantir a sustentabilidade da entidade. "O problema é que esse tipo de deficiência não é facilmente detectada e isso poderá aparecer após um bom tempo. Às vezes os problemas, que já foram crónicos se agudizam e tornam-se fora de controle". Portanto, esses grandes problemas decorrem das deficiências que não tiveram tratamento adequado logo de inicio".

Para contornar as dificuldades, ele acredita que é preciso entender como é a gestão dessas entidades e quais as suas características. "A gestão é um conjunto de atividades e de funções que envolvem pescas, métodos e recursos necessários para se atingir os objetivos. Esta jestão pode ser eficaz quando atinge seus objetivos, mas pode ser eficiente quando o administrador consegue um investimento mínimo de recursos".

As resistências fazem parte do cotidiano de entidades de classe e são as que mais interferem na gestão, até de maneira negativa. "Ser o gestor de uma entidade é uma atividade que exige muita dedicação e uso adequado de diferentes habilidades e conhecimentos", destaca Carrara.

Com certeza a cobrança e a exigência do associado é bem maior, sois se o mercado já exige este grau de eficiência, nas entidades isso ião seria diferente. O associado quando fica insatisfeito reclama uma vez, duas vezes e na próxima ele simplesmente deixa o quadro associativo ou não renova a sua anuidade. "O pior é quando procura uma outra entidade para se associar". A entidade tem que ter uma finalidade que é promover o segmento da especialidade, seja por meio de cursos, eventos ou benefícios científicos e sociais.

Um grande diferencial da SOBRAPE é o fato de ser a representante maior de uma área da odontologia tão destacada como a Periodontia, uma disciplina de interesse aos especialistas e aos profissionais de outros segmentos que com ela se relacionam como a prótese, a implantologia, 3 endodontia e a medicina, entre outros. Na visão do presidente da SOBRAPE, Dr. Roberto F M Lotufo, ser membro da SOBRAPE confere ao associado um status diferenciado e um reconhecimento perante a sociedade odontológica e das demais áreas de saúde. "O valor científico da SOBRAPE é muito relevante e destacado por inúmeras instituições pelo nível de formação académica dos seus integrantes. Nesse sentido representamos uma das principais entidades de especialidade e quem se junta a nós só tem a ganhar", destaca.

O marketing tem hoje grande importância nas organizações e, como tal, deve ser usado para demonstrar as ações e as realizações das entidades, prestando conta aos seus associados e estimulando a participação de novos membros ingressos.

O sonho de toda entidade é a auto-sustentabilidade e a possibilidade de contratar um profissional que possa criar ferramentas e mecanismos para chegar nessa tão sonhada situação. No caso das entidades que agregam profissionais, como a SOBRAPE, o gestor tem que dividir o seu tempo entre a entidade e sua atividade profissional. Uma das formas utilizadas hoje em dia, é formar parcerias com profissionais especializados na gestão administrativa e na captação de recursos tentando pagar os honorários por remuneração variável e por participação nos resultados, ou seja, honorários sobre o percentual de venda, captações e prémio por se atingir uma determinada meta ou implantar um novo projeto.

Para Carrara, a sobrevivência profissional das entidades depende da migração para um modelo de gestão onde o foco esteja na capacitação profissional e no desenvolvimento do capital humano. "Dessa forma, poderão fazer um acompanhamento mais apurado e cobrar resultados de seus colaboradores", conclui.

A Dra. Maria Cristina Marino que já coordenou o departamento de odontologia da Sociedade de Cardiologia do Estado de São Paulo, lembra que já trabalhou em eventos médicos e odontológicos realizados pela SOCESP e destaca que o apoio logístico do corpo de funcionários e da administração executiva é a base para o sucesso de um evento e de uma entidade.

Ela considera que a grande maioria dos profissionais da medicina e da odontologia, que ocupa esses cargos vive de seus afazeres profissionais e para as causas da entidade. Devido a essa "característica voluntária" a responsabilidade com a entidade tem que ser dividida com o consultório, a faculdade ou o emprego em um centro médico ou odontológico.

Isso faz da equipe executiva a responsável pela sequência do cotidiano das instituições, o que a torna tão importante quanto a sua própria diretoria eleita ou nomeada - a quem cabe principalmente o papel de fiscalização e elaboração das macro-estratégias a serem adotadas como a realização de congressos e a publicação de periódicos - como no caso da SOBRAPE.